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今回のテーマは時間管理です。時間だけは誰しもが共通にもっている唯一のリソースです。怠惰に過ごしても、みっちり過ごしても1日が24時間なのは変わりません。そこでより単位時間あたりの生産性を高めるためにも効率的な時間管理に取り組んでみましょう。

選定基準

Pomodoro対応

時間間理系で最も有名なテクニックになりつつあるのがPomodoroです。25分間作業するのが基本ですが、大事なのはまずタスクを25分単位に分けるという作業です。それにより大枠での作業見積もりが可能になり、重たいものは3Pomodoroかかるなど可視化されるようになります。

小休止は5分程度と言われていますが、それでも2時間で3Pomodoroくらいが良いところといった実感があります。そう考えると1日集中しきったとしても、11Pomodoroがベストで、実際には9〜10Pomodoroくらいしかできません。ミーティングが合わさるとさらに遅延します。

ということで自分のタスクの軽重を判断したり、日々行える作業量を算段するのにもPomodoroは役立ちます。

後で修正できる

私はよくやってしまうのですが、自動で時間管理を行ってくれるソフトウェアはまず開始ボタンを押さなければなりません。また終わったら終了ボタンを押す必要があります。そのいずれか(または両方を)忘れてしまうのです。

なので後から作業時間を修正できる機能は必須と言えます(個人的にも)。

タスク管理連携

タスクとそれを実行する時間とで管理する方法であれば、タスク管理の中に時間管理を埋め込むことで実現できます。Pomodoroも予め今日行うタスクを25分単位に分割することで作業予定リストを作成しています。

タスクは完了した時に済みにされるものですが、予め今日行うべき作業リストが作れるのは作業量の見える化において大事なことです。同じことを二つの場所に書くとどうしても忘れてしまうので、タスク管理に入っている(または逆)なのは管理が容易になるでしょう。

自動記録

つい時間管理の開始、停止を忘れてしまう私のような人にとっては自動管理ソフトウェアは魅力的です。パソコンをアクティブに使っている時間、そのプログラム、タイトルなどが分かれば後でまとめることもできます。

ミーティングや外出などのアナログな行動は記録できませんが、開発者などでパソコンを使っている時間の長い人にとってはこの機能は便利に使えることでしょう。

レポート

社内で時間管理に取り組む場合、レポート機能は必須になります。しかしこれはチームに限らず、個人の成長を見る際にも便利です。個人の生産性の変化や、集中度合いの見える化などレポートからは様々な情報が見て取れます。

レポート(アウトプット)のない時間管理(インプット)は片手落ちで、やる必要すらありません。元々何のデータを蓄積してどう活かしたいかを決めておくべきなので、その意味でもレポート機能がニーズにマッチしたものであるかは事前にチェックが必要でしょう。

以下はプレミアムのみです。

 

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